Fuites de données personnelles par téléphone
Tous les jours vous utilisez votre téléphone pour communiquer avec vos clients, vos salariés, vos prospects. Lors de vos communications vous échangez avec vos interlocuteurs et vos conversation peuvent contenir des données personnelles les concernant.
Votre vigilance doit être en alerte lorsque vous téléphonez, tant pour les données personnelles par téléphone que votre interlocuteur vous communique que pour les données qui peuvent être énoncées dans votre entourage.
Avec votre téléphone portable : Surveillez votre environnement
Cette appareil vous permet de passer et prendre des appels presque partout dans le monde. Téléphoner et dialoguer avec votre interlocuteur vous transporte dans une bulle qui peut vous faire oublier votre emplacement et votre environnement. Vous parlez avec votre correspondant et pouvez complètement oublier que vous êtes dans le train, le métro, dans la rue ou à l’accueil d’un magasin. Cette situation peut générer des fuites de données personnelles par téléphone.
Dans ces lieux publics, vous êtes souvent en présence d’autres personnes, que vous pouvez ne pas connaitre, mais ce sont peut être des clients qui vous ont reconnu. Votre proximité et votre conversation avec votre correspondant va naturellement, et sans forcement être motivé par de mauvaises intentions, inciter votre environnement à écouter votre conversation.
Celle ci peut concerner des personnes en particulier, vous serez peut être amené à citer des noms, des adresses ou toute autre sorte de données à caractère personnelles.
Dans ces conditions il est fortement conseillé de :
- Vous isoler avant de commencer la conversation.
Dans le train par exemple, il est fortement recommandé de se rendre dans les espaces entre les rames pour téléphoner. Cela rend le voyage des autres personnes présentes dans le wagon plus confortable, mais surtout vous permet d’avoir plus de confidentialité lors de votre conversation et éviter ainsi des fuites de données personnelles par téléphone. - Si vous ne pouvez pas vous isoler
- Veiller à ne pas citer de nom ou tout autre donnée personnelle.
- Si vous devez noter des données personnelles, ne les confirmez pas à voix haute, demandez à votre correspondant de vous les répéter.
- Veillez à ce que le volume de vos écouteurs ne soit pas trop élevé afin que les personnes autour de vous ne puissent pas entendre votre interlocuteur.
En zone d’accueil d’une boutique, d’une entreprise
Derrière un comptoir ou une banque d’accueil, il est difficile de s’isoler lorsque le téléphone sonne. Dans cette situation, la conversation peut aussi contenir des données personnelles dont votre entourage ne doit pas avoir connaissance.
Dans cette situation il est indispensable de :
- Faire respecter la zone de confidentialité matérialisée au sol pour les personnes qui attendent votre disponibilité.
- Adopter un niveau de voix adapté pour que seul votre correspondant puisse vous entendre.
- Ne citez pas de données personnelles à voix haute.
Demandez plutôt à votre correspondant de vous les énoncer et confirmez lui par oui ou par non. - Couper le micro du téléphone si vous devez vous lever (pour aller chercher des documents par exemple) afin que votre interlocuteur ne puisse pas entendre les autres personnes parler dans la pièce lors de votre absence.
L’utilisation de votre téléphone, qu’il soit portable ou fixe, peut être une source de fuite de données personnelles. Il est important, face à l’arrivée du RGPD, de décupler votre vigilance, changer vos habitudes et former le personnel de votre entreprise.